Sporten met subsidie

Heb jij leden die (een deel van) hun abonnement vergoed krijgen door een subsidie of een fonds? Dan moet jij waarschijnlijk een totaal-factuur per lid sturen naar de subsidie-verstrekker. Hierop moet het subsidie-nummer van het lid, de gegevens van het lid en de periode en bedragen van jouw abonnement staan.

Met GetGrib kun je ervoor zorgen dat deze bedragen op een totaalfactuur komen, zodat je het niet apart hoeft bij te houden. Er worden geen facturen voor het lid aangemaakt. In plaats daarvan worden de bedragen opgespaard bij de subsidie-verstrekker totdat jij aangeeft dat er - per lid - een factuur moet worden aangemaakt.

Let op: deze optie werkt niet voor abonnementen waarbij het lid in termijnen betaald. Bijvoorbeeld een jaarbetaling in 3 termijnen.

Subsidie partner aanmaken

Als eerste stap maak je de subsidie partner aan. Dit is de partij naar wie de totaalfactuur verstuurd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld de Jeugd Sport Fonds zijn.

Klik op Leden > Subsidie Partners en vervolgens op Toevoegen om een nieuwe subsidie partner aan te maken.

Vul vervolgens de adresgegevens en e-mailadres in. Deze komen op de factuur te staan.

Instellen bij leden

Als je een subsidie-partner hebt aangemaakt kun je nu bij het lid aangeven dat het abonnement via de subsidie-verstrekker verloopt.

Ga naar Leden en open een lid en klik op Bewerken. Onderaan is een nieuwe optie toegevoegd genaamd "Subsidie Regeling". Stel deze in op "ja" en voer het subsidie nummer van het lid in. Elk lid dat is aangemeld bij een subsidie-partner krijgt een nummer van de subsidie-partner. Dat nummer voer je in bij het lid, zodat dit nummer op de totaalfactuur komt.

Als je de gegevens hebt ingevoerd kun je het lid Opslaan. Vervolgens kun je een abonnement toevoegen (of bewerken) dat gefactureerd gaat worden naar de subsidie partner. Klik daarvoor op "Abonnement toevoegen" of bewerk een abonnement. Stel de optie "Betaling via subsidie?" in op "ja" en sla het abonnement op.

Vanaf nu wordt het abonnement dat je hebt aangemaakt/aangepast niet meer gefactureerd bij het lid. De betalingen worden opgespaard bij de subsidie-partner en kun jij op elk gewenst moment factureren.


Factureren

De laatste stap is het factureren van de bedragen naar de subsidiepartner. Dit gebeurt niet automatisch. Jij bepaalt zelf wanneer een totaalfactuur aangemaakt moet worden.

Om te factureren ga je naar Leden Subsidie Partners en klik je op een partner die je hebt aangemaakt.

Vervolgens zie je bij het tabblad "Nog te factureren betalingen" de opgespaarde betalingen per lid. Per lid kun je vervolgens een totaalfactuur aanmaken. Het is overigens ook mogelijk om voor alle leden een totaalfactuur aan te maken. Er wordt dan uiteraard - per lid - een factuur aangemaakt.

Het duurt enkele minuten voordat de facturen zijn aangemaakt. Deze kun je vinden onder het tabblad "Facturen". Hier kun je de facturen ook versturen naar de subsidie partner.